基本ノウハウ
ウェビナー開催時にはさまざまなトラブルが起きるが、どのようなトラブルかイメージできずお困りではないでしょうか。ウェビナーを成功させるためには、事前に準備を整え、参加者の満足度を高めることが大切です。しかし、ウェビナー開催時のトラブルで参加者の満足度が下がってしまうこともあります。
本記事では、ウェビナーの失敗事例について事前準備から開催後まで詳しく紹介し、売上につなげるポイントまで解説します。
ウェビナーとは、Web上で行われるセミナーのことです。オンラインセミナーやWebセミナーなどとも呼ばれます。時間や場所の制限を受けないため参加者の負担が少なく、地方在住の方でも気軽に参加できることが特徴です。
ウェビナーは新型コロナウイルスの影響で、セミナー手法として多くの企業に活用されるようになりました。しかし、ウェビナーに不慣れな場合、トラブルが起きて失敗してしまう事例も少なくありません。ウェビナーの失敗事例を事前準備から開催後までに分けて解説します。
ウェビナーは事前準備でもすべきことがいくつかあります。事前準備段階で発生する失敗例を解説します。
ウェビナーでは参加者を集められるかどうかが大切です。参加者が少なければ、開催しても十分な効果は期待できません。ウェビナーで発信する内容や、参加方法、使用ツールまでしっかりと記載し、参加までの流れを整えておくと、参加者が安心して申し込みができます。
手段としては、メルマガやSNS、Web広告などの手段が利用できます。アプローチしたい層にあわせて最適な手段を利用することで、効果的な集客が可能です。
ウェビナー参加用のURLが届かない場合、参加者が参加できなくなります。URLが届かない要因としては、送付ミスもありますが、それ以外に、参加者の迷惑メールに振り分けられてしまうケースや、メールを見逃してしまう可能性などが考えられます。
そのような事態を回避するためには、以下のような対策が効果的です。
事前に対策することで、メールを確認してもらえないという事態を回避できます。
参加者の中にはZoomなどのウェビナーツールに不慣れで使い方が分からないこともあります。そのため、Zoomの参加までの流れについて事前にアナウンスすることが大切です。
またZoom以外のウェビナーツールを使う場合、利用者に普及していないツールの場合はトラブルの可能性が高まるため注意が必要です。
開催中のトラブルは当日まで予防できないものもありますが、大部分が予防可能です。どのようなものがあるか解説します。
機材やネットワークに問題があり、通信品質に問題が出てしまうことがあります。大まかに主催者側の問題と参加者側の問題の2種類です。
主催者側の問題については、事前に通信環境や設備を整え対策を整えましょう。参加者側の問題は事前の対策として、必要な通信環境やPC設定をお伝えすることが大切です。
しかし参加者側の原因でトラブルが起きた場合は、スタッフから連絡できる場合は連絡し、解決までのサポートをしましょう。イヤホンがつながっていない、音量設定が間違っているなど、簡単に対処できるものであることも珍しくありません。
参加申し込みがあるのに参加者が参加しないということもあります。その理由としてはいくつかありますが、主な原因は以下の通りです。
このような事態が起きないよう事前にメールで通達し、対策しておくことが大切です。
配信中、配信上必要なもの以外は映さない方が好ましいでしょう。特に機密情報のような外部に流出すると問題があるものが映ってしまうと情報漏えいにつながるため、注意が必要です。
配信に関係のない人や物が映っていることで、参加者がウェビナーに集中できないことがあります。そのためできるだけ物は排除し、背景の状態をすっきりさせるようにしましょう。
画面共有機能を利用する際には、画面に余計なものが映らないよう、ウェビナーで使うもの以外は閉じておくと安心です。
ウェビナーは参加者が話す内容がつまらない、一方的で退屈してしまうなどの状態が続くと、離脱する可能性があります。ウェビナーは時間と場所を問わず参加できるものの、離脱もボタン1つで簡単にできてしまうためです。
またウェビナーの場合は、通常のセミナーと異なり、講師が参加者の反応を直接感じにくいことがあります。参加者が退屈しないよう話の内容を充実させる、参加者に質問を投げかけ、退屈させないよう工夫することが重要です。
チャットは、参加者と主催者が交流や意見交換をするために欠かせないツールです。チャット周りのトラブル例としては以下のような問題があります。
チャットに回答が欲しい場合は、開始時点でチャットを活用することを伝え、投稿するまでの流れを説明することが大切です。実際に回答が欲しいタイミングでは、チャットに回答して欲しいなどのようにアナウンスもしましょう。
参加者の中に不快なチャットを送る人がいる場合、別の参加者の満足度を下げる要因になるため、早期の対処が重要です。対象の参加者に対して個別チャットで注意を促し、対応してもらえない場合は、強制的に退場させます。
開催後のアプローチは、ウェビナーで成果を上げるために重要なプロセスです。どのような失敗があるか、次で解説します。
ウェビナー終了後、参加者にアンケートが届かないというトラブルも起こります。ウェビナー後は直接参加者とやりとりするのが難しく、事前に対策しておかなければその後のアプローチが困難になり、成果につながりません。またアンケートを送付しても回答してもらえないこともあるでしょう。
ウェビナー後のアンケートを間違いなく送付するためには、以下のような対策があります。
以上のような工夫をすることで、アンケートの送付ミスや参加者から回答がもらえないという事態を減らせます。
ウェビナーの開催目的はさまざまですが、最終的には自社の商品やサービスの契約につなげることが目的になります。しかしウェビナーから最終的に契約につなげるまでの流れができていない場合、参加者は参加しただけになってしまい、次につながりません。
ウェビナーを開催する際には、ウェビナーのゴールを定め、ウェビナーから商談までの流れを構築しておくことが大切です。例えば以下の点について問題がないか確認しましょう。
これらの点を事前に明確にしておくと、商品やサービスへの契約に結びつきやすくなります。
ウェビナーの成功には事前準備が大切です。ここでは、ウェビナーを成功させるためのポイントに就いて解説します。
ウェビナーを開催するためには、集客が重要です。告知が十分にできていなければ、参加者の申し込みが少なくなり、開催する意味がなくなってしまいます。
また告知の際にはウェビナーの内容だけではなく、参加までの方法や手段まで記載しておくことが大切です。ウェビナーへの参加方法が分かりにくいと、顧客が興味を無くす可能性があるためです。
ウェビナーでの集客効果を最大化するメールの方法について詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
関連記事：「ウェビナーで集客を最大化するメール術とは？【セミナーレポート】」
事前に配信環境に問題がないかを確認することが大切です。特に初めて開催する場合は念入りな確認をしましょう。具体的には以下のことに注意が必要です。
また主催側でもスタッフ1名が参加者として入り、どう映っているか把握していると、トラブルが起きた場合でもスムーズに対処しやすくなります。
リハーサルをして、台本やプレゼン内容、時間配分に問題がないか確認しましょう。話は分かりやすくコンパクトにまとまっているか、参加者が退屈に思う要素がないか、確認しておくことが大切です。撮影される画像に余計なものが映っていないか、スタッフの行き来が発生しないかも確認します。
また質疑応答の時間がある場合、事前に想定される質問への回答を準備しておきましょう。
開催前日や参加者にリマインドを送ることで、当日キャンセルや当日の不参加を予防できます。リマインドメールは自動で送付できるよう設定する手段があるため、3日前、前日、当日1時間前など、事前に設定しておくとスムーズです。
参加者に事前に準備しておいて欲しいことや、必要な通信環境、ツールなどがあれば、リマインドの際にあわせて伝えておくと、当日参加者側のトラブルを予防できます。
ウェビナーが終わったあとは、アンケート・メール・資料配布などアフターフォローで満足度を高めることが大切です。アフターフォローをすることで、参加者の満足度が高まり、また、次回ウェビナーの告知などをすることで、ウェビナー後の動線を作ることもできます。
アフターフォローは、メールで自動送信するなどの手続きをすれば、手間をかけずにすぐに送付可能です。
ウェビナーの開催事例はさまざまなものがありますが、成功のためには集客と事前準備、商談につなげるための動線づくりを意識することが大切です。
ウェビナー参加者の満足度を高めると同時に、参加者のアフターフォローし、商品やサービスの成約までの流れを作っておく必要があります。トラブルが起きないよう、配信環境の事前準備や、リハーサルを行うことも重要なポイントです。
ウェビナーでトラブルが起きないよう万全の準備をしましょう。
ウェビナーの成果を高める方法について知りたい方は以下の記事もご覧ください。
広報コンサルティング、上場企業の広報宣伝部、人事部のマネージャーを経て独立。海外移住をきっかけにライターを始める。10年以上企業のオフィシャルサイト、マーケティング・人事系のサイトや記事制作に多数関わる。BeMARKEの理念に惹かれ編集部に在籍中。
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