基本ノウハウ
営業日報はどのようなテンプレートであれば効果的なのでしょうか。
提出が義務付けられることの多い「営業日報」は、営業社員であれば日々の営業活動の振り返りに活用でき、上司とのコミュニケーションにも役立ちます。上司の立場であれば、部下の日々の進捗を確認するツールとして、指導や今後の戦略策定に役立てられるでしょう。
しかし日報の作成には工数がかかるため、社員からは「面倒だ」と思われてしまいがちです。上司としては細かく記入して欲しいと思っても、現場の営業社員にとってはなるべく減らしたい事務作業です。営業日報の内容を効果的に、かつ欠かさず提出してもらうためには、使いやすいテンプレートを用意する必要があります。
本記事では、営業社員が使いやすい営業日報テンプレートの構成例と、テンプレートを活用するためのポイント、テンプレートをダウンロードできるサイトについて解説します。
営業日報には「日々の営業活動の記録・振り返り」「上司と部下のコミュニケーション手段」「進捗・課題の共有」といった目的があります。そのため、テンプレートはこれらの目的を達成できるような構成にし、記入の負担が少なく済む様式にしましょう。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日時 | 営業活動を行った日時、スケジュールを書く。 |
| 本日の目標（Plan） | 本日の計画・達成したい目標を示す。 |
| 接触した企業・接触の目的（Do） | 行動内容を示す。接触の目的は「情報提供」「ヒアリング」「見積提出」「展示会」など。 |
| 成果・達成度（Do） | 行動の結果、得られた成果を示す。 |
| 反省・改善点（Check） | 反省・改善点を示す。 |
| 次回の目標（Action） | 本日の結果や課題を受けての改善案・次の目標を示す。 |
下記は、営業日報のテンプレートの例です。
【日付／提出日】
【部署】
【氏名】
【本日の目標】
【スケジュール】
：～：
接触先：（担当者名：）
接触の目的：
成果：
反省・改善点：
：～：
接触先：（担当者名：）
接触の目的：
成果：
反省・改善点：
：～：
接触先：（担当者名：）
接触の目的：
成果：
反省・改善点：
【次回の目標】
【備考】
画像の例では、営業社員が日々PDCAを回して業務を改善していけるよう、営業日報内にPDCAに対応した項目（本日の目標・企業接触の成果・改善点・次回の目標）を設定しています。他にも、フィードバックに使えるメモ欄を設けることで、個々の日報に対して上司がリアクションできるようになっています。
本章では、営業日報テンプレートを活用するために、テンプレート内容をどう設定すべきかや、運用にあたってのポイントを解説します。
営業日報テンプレートは、営業社員の記入負担が少ないものを選びましょう。記入欄が多すぎる、複雑すぎるテンプレートでは毎日の提出が負担になり、営業社員のコア業務を圧迫してしまいます。日報の作成が面倒な「作業」になってしまうと、報告の内容もおざなりになってしまうかもしれません。日付が自動入力されるようにする、チェックボックスやプルダウンリストを利用してテキスト入力の手間を省くなど、記入方法についても効率化を進める工夫をしましょう。
PDCAを意識し、実践できるような項目をテンプレートに入れましょう。営業社員が日報によってPDCAを習慣づけられれば、日々の営業活動の成果向上を期待できます。また「作成することが自分の力になる」と実感できる営業日報であれば、営業社員の記入のモチベーションアップにもつながります。
提出された営業日報は、上司が必ずフィードバックを行うようにしましょう。営業社員の報告を受けてじかにアドバイスできれば、営業社員との定期的なコミュニケーションの手段を作ると同時に、営業の質向上にもつながります。
営業社員が課題や改善案を日報で報告したにもかかわらず何のフィードバックもされなければ、「日報はちゃんと読まれているのか」「日報を書く意味はあるのか」といった疑問を抱かせ、社員のモチベーションを削いでしまうかもしれません。あらかじめテンプレートに上司の記入欄を作る、定期的なフィードバック時間を固定で設けるなど、積極的なフィードバックの仕組みを作りましょう。
1から制作する手間を掛けたくない場合は、テンプレートを配布しているサイトからダウンロードし、自社に適した形にアレンジすると良いでしょう。本章では、営業日報テンプレートを無料ダウンロードできるサイトを3つ紹介します。
さまざまなビジネステンプレートが公開されているサイトです。ExcelやWordのシンプルな営業日報テンプレートが140件以上掲載されています。営業日報だけではなく週報、月報もあり、テンプレートは登録不要ですべて無料でダウンロード可能です。
公式サイト：［文書］テンプレートの無料ダウンロード
国内最大級の書式テンプレートサイトです。汎用性の高い雛形以外にも、「小売業」「建設業」「不動産業」「物流業」と業種別の営業日報テンプレートが掲載されています。主にExcelですが、WordやPDFのテンプレートもあります。ダウンロードには無料会員登録が必要です。
公式サイト：bizocean
Microsoftの公式サイトです。Wordで利用できる業務日報・週報のセットテンプレートが無料ダウンロードできます。
公式サイト：Microsoft Office Wordテンプレート
営業日報のテンプレートを作成・利用したいとき、ExcelやWordを使用する以外に、日報機能のあるSFA/CRMを活用する選択肢もあります。SFA/CRMとは、さまざまな営業活動をサポートする営業支援ツールです。SFA/CRMについては「SFAとは？CRMとの違いや現場に定着させるためのコツを紹介」の記事でも詳しく解説しています。
SFA/CRMで日報管理を行うメリットとしては、提出された日報を一元管理できること、共有が容易であること、外出先からも提出できるため営業社員にとっても効率的に日報作成できることなどが挙げられるでしょう。導入・運用に一定の費用はかかりますが、SFA/CRMには豊富な機能があるため、他の機能を十分に活用できればコスト以上の成果につなげられます。
本章では、日報機能があるSFA/CRMを3つご紹介します。
「feels」は、社員のモチベーションを把握しメンタルヘルスケアにつなげられるSFA/CRMサービスです。SFA/CRMの機能をシンプルに、必要最低限に絞り込み、誰にでも使いやすいサービスを実現しています。
日報の内容をメタデータ✕AIによって分析する機能があり、分析結果はグラフやチャートで視覚化されます。感情や行動を分析して社員のモチベーションが理解できるため、チームの状況を見てアドバイスするなど離職防止のためのコミュニケーションが可能です。
製品の詳しいサポート内容については、下記インタビュー記事をご覧ください。
AI分析機能を備えた「日報」システムでメンタルヘルスケアをサポート。顧客の要望を組み込んだ使い心地が魅力【feels】
公式サイト：feels
「eセールスマネージャー Remix Cloud」は、1箇所に入力した活動内容が全体に反映される「シングルインプット／マルチアウトプット」機能があるSFA/CRMサービスです。活動登録を行うと、自動で上司や担当者のタイムラインに投稿され、リアルタイムな情報共有が可能です。
登録した活動内容が日報画面に表示されるため、別途日報を作成する手間が省けます。担当業務によって必要な入力項目が自動で切り替わる点も効率的といえるでしょう。リアルタイムな情報共有によって、日報に対する上司の素早いフィードバックも期待できます。
製品の詳しいサポート内容については、下記インタビュー記事をご覧ください。
アドバイザーによるサポート支援で、顧客ごとの課題を解消。3カ月以内のオンボーディングを叶える【eセールスマネージャーRemix Cloud】
公式サイト：eセールスマネージャー Remix Cloud
「ネクストSFA」は、「使いやすさ」「見やすさ」にこだわったSFA/CRMサービスです。無料カスタマーサポートが充実しており、手厚い定着支援があります。
活動履歴の登録で自動的に営業日報が作成されるため、効率的な日報提出ができます。日報に反映する項目も簡単にカスタマイズ可能です。作成した日報にコメントを追加できるほか、ファイルも添付できます。
公式サイト：ネクストSFA
営業日報は、日々の営業活動の振り返りにおいても、進捗や課題感を社内で共有する上でも有用です。しかし作成の工数から面倒がられ、形骸化してしまうケースがあります。
営業日報を最大限に活用するためには、営業社員にとって負担の少ない項目や入力方法で、日報の作成が社員の成長につながるようなテンプレートを利用し、かつ上司からのこまめなフィードバック体制を作る必要があります。
ダウンロードサイトのテンプレートやSFA/CRMの日報機能などを利用し、自社に適した形の運用方法を見つけ、日報を組織の生産性向上につなげていきましょう。
