AI分析機能を備えた「日報」システムでメンタルヘルスケアをサポート。顧客の要望を組み込んだ使い心地が魅力【feels】

「日報」機能を兼ね備え、「シンプルさ」と「使い心地」を重視

IT業界が抱えるメンタルヘルスの課題と、顧客の要望から開発を決断

「feels」は、日報システムの開発から着手したツールです。その背景には、エンジニアのメンタルヘルスケアの問題があります。私たちの働くIT業界は離職率が高く、ITエンジニアはメンタルヘルスリスクが高い職業とも言われています。「この問題をシステム面から解決したい」。この思いが発端となり、入力するだけで利用者のモチベーション状態を可視化できるような日報システムの開発を決意しました。

また、日頃からシステム開発、運用でお取引するお客様から、使用されているSFA/CRMについて、「既存のツールを使っていたが使いづらい」「自社の業務に適合するツールがほしい」などさまざまな要望を受けることが増えていました。我々としては、世の中にマッチしていないものがあるのならば、得意のシステム開発でお客様にもっと使いやすいものを提供できないかと考えたのです。そこで、開発を進めていた「日報ツール」に「SFA/CRM」機能を追加することにしました。

ユーザーが求める「シンプルさ」と「使い心地」を追求

SFA/CRMのシステム開発において重要視したことがあります。お客様から最も多くあがっていたのが「シンプルな構造にしてほしい」という声。その要望に応えるため、必要最小限の項目から入力できるシンプルさに重きを置きました。

入力されたデータは、蓄積されて初めてマーケティングに活用できます。そのためにも「入力が簡単であること」は不可欠。スムーズに入力できるようになれば、企業の役職者が現状をリアルタイムで把握でき、「今、どこにボトルネックがあるのか」が分かるようになります。

また、長年システム開発をしてきた経験から、「入力時の使い心地」にもこだわりました。例えば、数字で「1100000円」と入力した場合、自動でカンマが入力されるだけでなく、欄外に「1100万円」と漢数字で表示されるため入力ミスが防げます【下写真】。さらに、国税庁のデータベースと連携しているため、取引先の会社名を途中まで入力すると、正式な社名、法人番号、住所などの基本情報を自動で入力することが可能。一つひとつ調べて入力するよりも、大幅な時短になるでしょう。

今後はSlackなどのツールとの連携を強化し、「feels」から通知が飛ぶように連動させることで、さらなる機能の充実を図っていきたいと考えています。

シンプルで簡単、説明書のいらないツールで中小企業のDX化をサポート

「feels」開発時、ターゲットとして見据えていたのは、社内にシステム部がない中小企業です。今の時代、DX化の遅れは競争力低下に直結します。システム導入の必要性は理解していても「活用方法」に壁を感じている企業に寄り添えるよう、「できるだけシンプルで、カスタマイズしなくてもすぐに使えるもの」を前提として開発を進めました。

なんでもできるではなく「誰でも使える」ツールの必要性

既存のSFA/CRMツールは、初期設定が多く導入までに何カ月もかかってしまうことも少なくありません。「多機能」を強みとしてうたっている製品もありますが、入力してもらえなければその後のアクションにつながりません。「入力するのが面倒くさい」と思ってしまった時点で、入力が途絶えてしまいます。

私たちが目指したのは「説明書のいらないツール」。「feels」では、「利用者が簡単に入力でき、毎日継続できること」に焦点を当て、従来のSFA/CRMツールから、使われていない部分を削ぎ落とし、シンプルさを追求しています。

企業内で専任担当者を置いてSFAを駆使しているような企業の方には、逆に少し物足りないと思われるかもしれません。しかし、繰り返しになってしまいますが、成果につながるツールに必要なのは「何でもできるではなく、誰でも使える」ことだと私たちは考えて開発をしています。

スムーズな定着までのサポートとアドバイス

「どのように日々の営業をサポートするツールか」を理解してもらうために

すべての営業担当者の行動状況が把握できる状態になっていること、そして、会議の際にツールを軸にコミュニケーションが取れるようになっていることが、私たちの考えるツール「定着」の指標です。

弊社でも「feels」を活用しており、導入時のアドバイスの際には「私たちが日常的にどのように使っているか」「どのように日々の営業をサポートできるツールなのか」を話すことが多いです。予定や行動履歴の確認など、実際の業務での活用事例を伝えることで、導入後の活用イメージが明確になることを期待しています。

社内での抵抗感を軽減するために「代表者を中心に始めること」が重要

新しいツールを導入する際、「抵抗感」を持つ人は少なからずいます。導入をご検討いただいているお客様には、「必ず代表の方を中心に、まずはキーマンとなる方から始めてください」と提言しています。弊社の担当者が、導入企業のトップの方に直接説明することも少なくありません。「全員で一斉にスタートしないこと」が定着のためには重要で、「こう使う」と活用方法を決め、自社マニュアルをある程度作った上で進められれば、エクセル入力への逆戻りを防ぐことができるはずです。

また、初めての導入を検討しているお客様には、1カ月無料でお試しいただけるプランもあるため、実際にどのように活用できるのかを体感しながら、ご検討いただけます。さらに、実際の運用を想定し、これまで蓄積されてきた顧客管理リストや担当者リスト、日報などのデータ移行のサポートも行っています。

独自開発の日報機能で社員のメンタルケアをサポート

リモートワークが一般的になった今、目に見えないところで、社員がどのような気持ちでいるのかを知ることが、メンタル不調や離職防止に紐づいていると感じています。私自身、日報を読みながら、社員の状況や所感など、知らなかった情報に驚かされることもありました。目の前にいても人を見ていないこともある……きちんと部下のことを見てほしいという思いで、日報の必要性を強く感じています。

AI分析機能で社員のモチベーションを可視化

一方通行でレスポンスのない日報では、書く側のモチベーションの低下につながるため、「feels」では「既読」が分かるように設計しています。さらに、特許を取得したAI分析機能が備わっており、所感の部分を記入すると、「文字数」「記入時間」「使用ワード」などの観点で分析し、その人のモチベーション状態を可視化できます。

稼働後のリクエストにも柔軟に対応。使いやすさを追求し続ける

私たちの強みは「開発者と使用者が同じ」ということ。日常的に「feels」を使う中での気づきを改善につなげています。また、稼働後に、お客様からの「機能を追加したい」というリクエストにも柔軟に対応しています。

要望をいただいてから機能に取り込むまでに、最短で1カ月、遅くとも2カ月で反映が可能です。私たちが感じた改善点と、お客様の要望を元にブラッシュアップし続け、使い勝手の良さにこだわり続けていきたいです。

※情報は2022年8月5日取材時点
※記事中の画像はAMG Solution社より提供されたものを使用しています。

まとめ

• シンプルな構造で中小企業のDX化をサポート
• 入力項目を必要最小限にとどめ、定着を促す
• 実績と経験から得た気づきを元に「使い心地の良さ」を追求
  
• AI分析機能を備えた「日報システム」で社内コミュニケーションをサポート
  
• 稼働後のリクエストにも柔軟に対応
  
• 最短1カ月で要望を機能に取り込みブラッシュアップを図る
  

【取材・執筆：佐藤有香、株式会社YOSCA、編集：BeMARKE編集部】

BeMARKE編集部より