基本ノウハウ
ウェビナー開催は、担当者がウェビナー運営のフローを整理することから始まります。そこで本記事では、「ウェビナーの運営方法が分からない」「ウェビナーの準備は具体的に何をするの？」などの疑問を持つ担当者を対象に、ウェビナー運営の事前準備・当日の業務・終了後にすべきこと、の3つについて解説します。併せて、ウェビナー運営の7つのコツについても紹介しますので、ウェビナー開催を検討している担当者は、ぜひ参考にしてください。
ウェビナーを成功させるためには、入念な準備が欠かせません。ここでは、ウェビナー当日に向けた、事前準備について解説します。
まずはウェビナーの企画をしましょう。具体的には6W2Hのフレームワークを用いて企画を整理していきます。
このフレームワークを活用することで、質の高いウェビナー企画を立てることができます。なお、フレームワークの詳細は[ウェビナー 企画]にて解説していますので、こちらも参考にしてください。
ウェビナー当日に映すスライド資料やウェビナー開催後に配布する資料を作成しましょう。資料は、スマートフォンで視聴する方もいるため、文字の大きさや情報の詰めすぎに注意します。また、図やグラフを活用し、視覚的に分かりやすいデザインにするのがポイントです。作成した資料は、客観的に見て分かりやすいのか、またターゲット層が知りたい内容になっているのか、他の人にもチェックしてもらいましょう。
ウェビナーの成果を左右するのが集客です。集客は、ウェビナーの申し込みページ（イベントページ）を作成したあと、実施します。ウェビナーの主な集客方法は以下の通りです。
| ターゲット | 集客方法 |
|---|---|
| 新規ユーザー | ・Web広告・SNS広告 ・SNS自社アカウントによる発信 ・プレスリリース ・ウェビナー集客サイトへの掲載 ・自社サイトへの掲載 |
| 既存顧客 | ・インサイドセールスによる電話集客 ・ハウスリスト（自社の見込み顧客リスト）へのメルマガ ・FAXやDM、郵送DM |
ターゲットに応じて、より効果的な集客方法を選択するようにしましょう。
ウェビナーを自社内で撮影・配信する場合、配信環境を整備する必要があります。最低限、インターネット環境とカメラ・マイク搭載のパソコンがあれば、ウェビナーは開催可能です。しかし、機材のスペックによっては、音割れや音ズレが起きてしまったり、画質が粗かったりしてしまい、それでは視聴者の離席につながりかねません。
そのため、必要に応じてマイクやミキサーなどの音響機材、照明（ライト）、業務用カメラなど、配信用の機材の購入も検討します。なお「機材をそろえるのは大変そう」という場合には、配信用撮影機材のレンタルやプロ仕様の機材がそろっているウェビナー用のスタジオを借りることも検討しましょう。
ウェビナー本番前に、リハーサルは必須です。リハーサル実施時のポイントは以下の通りです。
社内スタッフからのフィードバックを反映させつつ、複数回リハーサルを実施することで、改善を進められます。また、とくにウェビナーに慣れていない方にとっては、リハーサルを繰り返すことで、落ち着いて本番に臨めることでしょう。
ウェビナーの準備を終えたら、いよいよ本番です。ここでは、ウェビナー当日にすべきことを解説します。
ウェビナー本番前に、映像と音声の最終チェックを行いましょう。音声や映像に問題がある場合には、CPUの負荷を下げるために開いているパソコンのアプリやソフトを閉じてみたり、あるいは他のパソコンやマイクで代用したりしましょう。
もしかしたら、映像・音声トラブルのために、機材を新たに買い替える必要も出てくるかもしれません。不測の事態に備え、オフラインのセミナーと同様に、当日は2時間程度前に集まり、最終チェックをすることをおすすめします。
ウェビナーでは必ずアンケートを実施するようにしましょう。ウェビナーでアンケートを取る主なメリットは以下の通りです。
具体的にアンケートでは、会社名や連絡先などの基本情報のほか、自社商品・サービスに関する関心度やウェビナーに対する評価、今後のウェビナーに対する要望などを聞くようにしましょう。
アンケートは視聴者からすると負担になるため、回収率を上げる工夫が必要です。具体的には以下の2点を検討しましょう。
・アンケート回答者へ特典をプレゼントする
・ウェビナー中にその場で回答してもらう
特典には例えば、ウェビナーの映像配信や追加コンテンツなどが挙げられます。
ウェビナーで成果を上げるためには、ウェビナー終了後の取り組みが重要です。ここではウェビナー終了後にすべき2つのことを解説します。
ウェビナーは開催するだけで成果が上がるわけではありません。とくに商品やサービスの購入、見込み顧客獲得を目的としたウェビナーの場合は、フォローメールは必須です。フォローメールの内容には以下の2つの要素を盛り込みます。
視聴者に役立つ情報とは、例えばウェビナー資料や別ウェビナーのお知らせなどが挙げられます。フォローメールは遅くともウェビナーの翌日には送付するようにしましょう。
ウェビナーの成果はどの程度だったのか、社内で効果を共有することで、ウェビナーの意義を広く周知できます。意義を周知できれば、次回以降のウェビナーの協力者も募りやすくもなるでしょう。ウェビナーの効果測定には、例えば以下の項目が挙げられます。
ウェビナーの目的に応じて、測定・共有する項目を選定しましょう。
最後に、ウェビナーを運営する上で押さえておきたい7つのコツを紹介します。
ウェビナーのリマインドメールは複数回送りましょう。ウェビナーは気軽に参加できる点がメリットですが、そのメリットゆえに、開催日時や申し込んだこと自体を忘れてしまう人も一定数存在するためです。
・ウェビナー日時や申し込んだことを思い出してもらう
・視聴URLを共有し、スムーズに参加してもらう
リマインドメールを送る回数は、少なくともウェビナー前日と当日の2回は送るようにしましょう。例えばウェビナー開催週の月曜日とウェビナー前日、ウェビナー当日（開催3時間前と1時間前）の4回リマインドメールを送るなど、社内で計画を立て、リマインドメールの回数やタイミングは何がベストなのか、試行錯誤をしながら、最適化を目指して改善することが大切です。
オフラインのセミナーと比べてウェビナーは、途中退席されやすい点がデメリット点です。そのため、視聴者を飽きさせない工夫として、クイズを出したり、質疑応答にチャット機能を活用したりすることで、双方向のコミュニケーションが取れる工夫が必要です。双方向のやり取りを活発化させることで、退出率を下げられるほか、視聴者との関係構築にも寄与することでしょう。
自宅からリラックスした状態で参加できるウェビナーは、視聴者にいかに集中してもらうかがポイントです。その点、普段よりも声のトーンを上げ、強弱をつけて話すことで、視聴者の集中力を維持する効果が期待できます。逆に一本調子の声では、視聴者の聞く気持ちを喚起できません。そのほか、少し大げさなくらい、身ぶり手ぶりを交えても良いでしょう。
申込者へ、事前にウェビナーで展開する資料を送付することで、ウェビナーへの理解度や関心、期待度を高める効果が期待できます。なお、送付する資料は、全スライドではなく、一部抜粋したものでも構いません。一部抜粋し、最後のスライドに「続きはウェビナーで」と付け加えた資料の方が、申込者の興味を惹きつける可能性もあるでしょう。
ウェビナー中に画面に映す資料は、1スライドにつき1メッセージを伝える内容にしましょう。この「1スライド・1メッセージ」はウェビナーの資料に限らず、プレゼン資料の作成手法としても知られています。逆に、1スライドに伝えたい情報を複数盛り込んでしまうと、「結局伝えたいことは何だろう･･･」と視聴者を混乱させてしまいます。視聴者の理解を促し、伝えたいことをしっかり伝えるためにも、「1スライド・1メッセージ」のルールを意識して、資料を作成しましょう。
スムーズな進行のため、ウェビナーの司会者の台本は必ず用意しておきましょう。具体的には以下の項目に関する台詞（せりふ）を準備します。
・冒頭あいさつ
・ウェビナーの紹介
・タイムテーブルの説明
・講師紹介
・注意事項の案内
・休憩の案内
・アンケートの誘導
・質疑応答
・終わりのあいさつ
ただし、司会者は台本を読むことだけに集中し、棒読みにならないように気をつけましょう。
講師の台本については、講師と相談した上で、シンプルな骨子だけのものでも構いません。一字一句決められた台本を講師が読むとなると、どうしても一本調子になってしまい、視聴者へ退屈な印象を与えかねないためです。
「ウェビナー運営が不安」「ウェビナー運営に掛ける時間が取れなそう」という場合は、ウェビナー運営代行会社への依頼も検討しましょう。ウェビナー運営代行会社が提供しているサービスには、例えば以下があります。
・集客サポート
・台本・配布資料の制作
・会場の用意
・機材の準備・セッティング
・配信の準備・サポート
・アンケート集計・レポート作成など
ただし、代行会社によって提供しているサービスやサポート範囲、実績は異なります。依頼時には、複数社を比較・検討して、自社のニーズに最も合った代行会社にお願いするようにしましょう。
本記事では、「ウェビナー運営で何をする？」という疑問に答えつつ、運営のコツも紹介してきました。事前準備から当日の対応、ウェビナー終了後のフォローまで、担当者の業務は少なくありません。慣れないうちは大変かもしれませんが、一つ一つ、丁寧に取り組んでいきましょう。
なお、BeMARKEではウェビナー運営者向けに、よりマーケティング効果を上げるための資料を展開しています。以下ページのダウンロード資料も併せて参考にしてください。
