お悩み回答

すぐできるメルマガ配信ミスの対策や心構え【お悩み回答】

すぐできるメルマガ配信ミスの対策や心構え【お悩み回答】

BtoBマーケティングのお悩みに回答する本企画。今回は、すぐできるメルマガ配信ミスの対策や心構えについて、BeMARKEでメール配信を担当する鈴木彩実がお答えします。

すぐできるメルマガ配信ミスの対策や心構え【お悩み】

弊社では月1回程度メルマガ配信をしています。まだまだ配信作業に慣れず、ミスがあったらどうしようかと不安に感じて何度も配信内容や宛先を確認してしまいます。本当は効率化を求めるべきはずなのですが、お客様に送るものなので雑に対応する訳にもいかないと感じています。
精度を落さず効率化する方法や、そもそものメルマガへの心構えなどあれば教えてください。

目次

メルマガ配信は一瞬で多数のお客様に影響を与えてしまう施策であり、慣れないうちは不安に感じてしまうのも無理もないことです。実際私も最初はかなり緊張しながら対応していました。これまで配信を行ってきた中で、効率化と精度を両立させる方法について、以下の3つ観点に分けられますので、順番に解説します。

  • ミスなく配信できる手順を明確にしておく
  • ミスを発生させた時の影響を小さくする
  • ミス発生後の対応を用意しておく

ミスなく配信できる手順の明確化

配信マニュアルの作成や配信前チェックの実施を指します。確実に配信できる手順や迷いやすいポイントの解説、ミスが発生しやすい箇所のチェックシートなどを用意しておくと、不安解消や作業の効率化につながります。

マニュアルやチェックシートを作成する際には多少の負担は発生しますが、一度作成すれば何度でも使い続けることができます。マニュアルがあれば担当者が増えてもスムーズに配信業務の引継ぎができますし、何より作成者自身の業務理解向上につながりますので是非作成をおすすめします。

配信マニュアルの作成のポイント

メール配信マニュアルは手順を明確にし、なるべく利用するツールのキャプチャを入れるなど何をするのかが視覚情報でわかる状態にしておくと良いでしょう。

BeMARKEで活用中のメルマガ配信のマニュアル。手順を明確化して記載。

メール配信チェックのポイント

事前にチェックシートを作成しておくと、チェック観点の抜け漏れを防ぐことができます。また、チェックはできる限りメール配信を準備した人と異なる人が対応しましょう。ご自身でチェックすると「ここは大丈夫だろう」という思い込みから、チェックが甘くなる可能性があります。

BeMARKEで活用中のメルマガ配信前チェックリスト。

ミスを発生させた時の影響を小さくする

マニュアルやチェックシートを用意しても不安がある、リスクがあると感じる場合は、配信を少しずつ複数回に分けて行う方法があります。ただし余程大規模なリスト、例えば数万件以上のリストへの配信でない限りこの方法はおすすめできません。

作業が増えればその分だけミスが発生する機会も増え、対応する人の集中力も落ちます。また、単純に時間がかかるのも難点です。メルマガの効果は限定的ですので、費用対効果が見合うような数万件以上の配信の際に検討すべき方法です。

ミス発生後の対応を用意しておく

ミスを発生させてしまった際の対応を事前に決めておくと担当者の安心につながります。基本的には誤りのメールを配信してしまった方に対して、なるべく早く謝罪と訂正のメールを送れるよう、メールのテンプレートを用意しておくと良いでしょう。入れるべき内容は以下です。

  • 謝罪
  • 誤りの内容と正しい情報
  • 発生の経緯
  • 原因
  • 今後の対処法

まとめ

メルマガ配信におけるミス発生を防ぐ方法、事前に準備できる対応法について解説しました。ミス防止は重要ですが、私自身他社のメルマガを受け取る中で配信ミスを数えられるくらいは目にしてきました。お客様へ丁寧な対応を心がけることはもちろん重要ですが、そこまで神経質にならずに送り、経験を積んで速く正確なメルマガ配信をできるようにすることが重要だと感じています。ぜひメルマガ配信を通してお客様との関係を築けることを願っています。


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この記事を書いた人

鈴木 彩実
鈴木 彩実

アジタスおよびグループ会社にて、SFA、MAの導入を担当し設計から社内での定着支援を担当。BeMARKEではメール配信、セミナー運営、MA・SFAの運用、広告運用などのマーケティングを広く担当しつつ、自ら編集・執筆も行う。自身もマーケターだからこそ語れる気づきや切り口が強み。  

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