基本ノウハウ

バウンスメール とは?放置リスクに原因~7つの対策方法まで5分で解説

バウンスメール とは?放置リスクに原因~7つの対策方法まで5分で解説

メルマガを送る際「”MAILER-DAEMON”と書かれたメールが返ってきて先方に届かない」といった事象が発生することがあります。バウンスメールとは、このように配信エラーが起こり、送信者に戻されるメールを指します。バウンスメールを放置することはさまざまなリスクを伴います。

そこで本記事では、メール配信エラーでお困りの方に向けてバウンスメールとは何かを解説します。本記事を読むとバウンスメールの原因やリスク、対策方法まで理解できます。

目次

1.バウンスメールとは?

バウンスメール(bounce mail)とは、送信したメールがエラーとなって送信者に戻されてしまうメールのことです。何らかの理由によって配信エラーが起こり、送信先にメールが正常に届かないことから「エラーメール」「未達メール」「リターンメール」などと呼ばれることもあります。

実際には、以下の情報が記載されたメッセージがバウンスメールとして返ってきます。

  • バウンスされた日時
  • バウンスしたメールサーバー
  • エラー内容

それでは、実際に送られてくるバウンスメールの例を見てみましょう。

バウンスメールの例

送信元:MAILER-DAEMON <MAILER-DAEMON@bounce.mail1.rejectedmailserver.net>

件名:Returned mail: see transcript for details

本文:
The original message was received at Wed, 4 Nov 2022 14:40:01 +0200from mx4.rejectingmailserver.net [10.25.162.15]
----- The following addresses had permanent fatal errors -----
<bemarke@example.net>
(reason: 550 5.1.1 <bemarke@example.net>... User unknown)
----- Transcript of session follows -----
.. while talking to [mx4.rejectingmailserver.net]:

上記のメッセージ内容を読むと、次のことが分かります。

  • バウンスされた日時:2022年11月4日(水)14時40分1秒
  • バウンスしたメールサーバー:mx4.rejectingmailserver.net
  • エラー内容:User unknown(送信先が存在しない)

なお、バウンスメールとして送られてくるメールの件名には主に次のようなものがあります。

  • Returned mail: see transcript for details
  • Delivery Status Notification (Failure / Delay)
  • Mail delivery failed: returning message to sender

ただし、今回ご紹介したバウンスメールはあくまでも一例で、発生原因は場合によって異なります。バウンスメールに対して適切な対応をするためには、バウンスメールの種類や主な発生原因について正しく理解しておくことが重要です。

2.バウンスメールの種類

バウンスメールには「ソフトバウンス」「ハードバウンス」の2種類あります。ソフトバウンスかハードバウンスかは、原因となったエラーの内容によって分けられます。

ソフトバウンス | 一時的エラー

ソフトバウンスとは、一時的な問題でエラーが発生し、メールが正常に送信できないバウンスメールのことを指します。

ソフトバウンスの場合、時間を置くなどで問題が解消される可能性が高いので、メールサービスは特定の期間メールの再送を繰り返します。

ハードバウンス | 恒久的エラー

一方で、ハードバウンスとは、何らかの原因で恒久的にメールを送信できないバウンスメールのことを指します。

ハードバウンスが発生した場合、時間を置いてもメールは届かないので「配信対象から除外する」「受信側に迷惑メールだと誤解されないようにする」などの対応が必要になります。

3.バウンスメールが発生する原因

バウンスメールが発生する原因は、ソフトバウンスかハードバウンスかによって異なります。本章では、それぞれの主な発生原因について解説します。

ソフトバウンスが発生する原因

ソフトバウンスが発生する主な原因は次の3つです。

  • 送信先のメールボックスに空き容量がない
  • メールサイズが大きすぎる
  • 送信先のサーバーが一時的にダウンしている

ソフトバウンスが発生する原因として特に多いのが、添付するファイルの容量が大きすぎるというケースです。メールサーバーごとにメールに添付できるファイルの容量には制限があり、上限を超えるとエラーが発生してしまうので、各メールサービスの容量制限は一度きちんと確認しておく方が良いでしょう。

ハードバウンスが発生する原因

一方、ハードバウンスが発生する主な原因は次の3つです。

  • 送信先のメールアドレスが間違っている
  • 送信先のメールアドレスが存在しない
  • 送信先のサーバーがスパムメール・迷惑メールと判定する

ハードバウンスの発生原因として特に多いのが、メールアドレスの不備です。そもそも間違ったメールアドレスが登録されてしまっていたり、送信相手が退職してしまってメールアドレスが利用停止になっていたりなどがよくあるケースです。

4.バウンスメールを放置するリスク

ビジネスではメールでのやり取りが多く、その分バウンスメールも頻繁に起こりがちです。忙しい中、バウンスメールの原因をチェックして逐一対応する時間もなく、そのまま放置してしまうこともあるのではないでしょうか。

しかし、バウンスメールを放置し続けることは、ビジネスにおいてさまざまな悪影響を及ぼすリスクがあります。

受信拒否される

バウンスメールを放置してメールを送り続けてしまうことで、受信を拒否されてしまうリスクがあります。

メールサービスや受信側のサーバーでは、さまざまな観点から迷惑メールをチェックしてブロックするという対処がされています。バウンスメールが発生しているのにもかかわらず送り続けてしまうことで、ブロック対象と判定されてしまい、相手にメールを送れなくなる可能性があるのです。

受信拒否の解除には相応の手間と時間がかかってしまいます。さらに情報伝達が遅れる原因にもなるため注意が必要です。

レピュテーションが低下する

バウンスメールを放置してしまうことで、IPレピュテーションやドメインレピュテーションが低下するリスクがあります。

レピュテーションとは、IPアドレスやドメインが健全かどうかなどを評価してインターネット通信を制限する仕組みのことです。エラーを放置してメールを送り続けることでレピュテーションが低下し、スパムメールや迷惑メールである可能性が高いと判断され、ブロックされやすくなってしまいます。

ブラックリストへ登録される

長期間にわたってバウンスメールが改善されない場合、IPアドレスやドメインがブラックリストへ登録され、他の送信先に対してもメールが送られなくなってしまうリスクがあります。

ブラックリストとは、不正なメールを送信しているIPアドレスやドメインの一覧のことを指します。ブラックリストに登録されたIPが受信側のサーバーで検知されると、受信拒否や迷惑メール判定される可能性が高まります。

ブラックリストに登録されてしまった場合には、原因の究明と改善、削除依頼を行う必要があり時間と手間がかかってしまいます。

5.バウンスメール7つの対策方法

バウンスメールの対策方法を7つご紹介します。以下でご紹介する7つの対策方法を参考に、メールを送信する際には十分に対策をしてバウンスメールの発生を防ぎましょう。

【1】送信先に受信ボックス容量の確認を促す
【2】メールサイズを小さくする
【3】メールアドレス入力フォームを改善する
【4】定期的にリストを精査する
【5】迷惑メールだと判定されないようにする
【6】なりすましメールと認識されないようにする
【7】メール管理システムの導入

【1】送信先に受信ボックス容量の確認を促す

送信先にメールの受信ボックスの容量が不足している旨を伝え、確認してもらいましょう。

また、メールボックスの容量がいっぱいになっている場合には、次のような対処を相手に依頼しましょう。

  • 受信側のメールボックスの容量を増やす
  • 受信側のサーバー上に残っている不要なメールデータを削除する

【2】メールサイズを小さくする

メールに添付しているファイルを圧縮したり、本文を簡潔にしたりしてメールのサイズを小さくしましょう。

メールのサイズが大きいと、受信側のサーバー制限によってバウンスメールとなってしまうことがあるためです。特に、添付ファイルのサイズが大きすぎることが原因となっている場合が多いので、以下の方法でメールのサイズを小さくしましょう。

  • 添付ファイルを圧縮する
  • 複数ファイルを送る場合は何通かに分けて送る

【3】メールアドレス入力フォームを改善する

顧客や取引先のメールアドレスを収集する際にフォームを利用している場合は、フォームを改善することで間違ったアドレスへメール送信する頻度を減らせます。

フォームを利用して相手にメールアドレスを入力してもらう場合、入力ミスに気が付かないままメール配信リストへ登録されてしまうことがあります。メールアドレス入力フォームの改善策としては、例として以下の方法があります。

  • メールアドレスの入力は2回必須(コピペ不可)
  • 入力されたメールアドレス宛てに確認メッセージを送る
  • ダブルオプトインを活用する

ダブルオプトインとは、一度入力されたメールアドレスを仮登録状態として確認メールを送信し、登録者が承認して初めて登録完了とする方法です。ダブルオプトイン方式を活用することで、メールアドレスの誤登録やいたずらを防止できるメリットがあります。

【4】定期的にリストを精査する

常にメール配信リストをアップデートし、最新のメールアドレスを使用しましょう。

メールアドレスが間違っている、または存在しない状態のままメールを配信してしまうことは、ハードバウンスの原因となります。具体的には以下の作業でバウンスメールの原因を改善できます。

  • エラーが起きているメールアドレスの削除
  • ドメイン名のスペルミスを確認

【5】迷惑メールだと判定されないようにする 

受信側のサーバーで迷惑メールだと判定されないためには、次の3つのポイントがあります。

  • IPアドレスのレピュテーション(信頼性)を下げない
  • ブラックリストに登録されている場合は削除依頼を申請する
  • 受信者側に迷惑メールに振り分けられてしまう可能性を伝え、解除方法を明示する

【6】なりすましメールと認識されないようにする

SPFやDKIMを設定して、なりすましメールとして認識されないようにしましょう。

SPFは送信元IPアドレスの正当性(なりすましでないこと)を検証する仕組みで、DKIMはメールの内容がオリジナルから改ざんされていないことを検証する仕組みのことです。

具体的な設定手順は割愛しますが、SPFやDKIMの設定には以下の作業が必要になります。

  • DNSサーバへSPFレコードの追加
  • DKIMツールの導入とDNSサーバへの公開鍵の配置

【7】メール管理システムの導入

メール管理システムを導入してバウンスメールの原因に対処するという方法もあります。

メール管理システムを使うことで、メールリストの精査や配信状況のモニタリングがしやすくなりますし、サービスによってはエラーの種類に応じて適切に対処してくれるものもあります。リスト管理や配信エラーの対処でお困りの場合には、メール管理システムの導入を一度検討してみても良いでしょう。

6.まとめ

バウンスメールとは、何らかの理由で送信したメールがエラーとなり、送信者に戻されてしまうメールのことです。

バウンスメールを放置し続けることは、情報の伝達が遅れるだけでなく、送信側が「迷惑メールやスパムメールを送信している」と認定される重大なリスクとなります。一時的なエラーが原因となるソフトバウンスであればしばらく様子を見るという方法もありますが、ハードバウンスが発生している場合にはメールアドレスの不備や容量不足などの原因を解消する必要があります。

今回ご紹介したバウンスメールの発生原因や対策方法をしっかり理解して、バウンスメールの発生を未然に防ぎましょう。


この記事に関連するお役立ち資料

あわせて読みたい

この記事を書いた人

BeMARKE編集部
BeMARKE編集部

BeMARKE(ビーマーケ)は、BtoBマーケティングの課題解決メディアです。 BtoBマーケティングのあらゆる局面に新しい気づきを提供し、リアルで使える「ノウハウ」を発信します。

無料
相談
社内でマーケティングの
お悩みを相談できない方へ

BeMARKE ナビゲーター

マーケティング施策の進め方や
サービスの選び方を無料でナビゲート!

BeMARKEナビゲーター BeMARKEナビゲーター