基本ノウハウ
新規顧客の獲得に欠かせないアポ取り。しかし、営業担当になりたてのころは、アポ取りの方法やコツが分からず、なかなか結果が出ないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。アポ取りには電話やメール、Webという3つの手法があり、それぞれ特徴やポイントが異なります。違いや特徴を押さえることで、アポ取りに成功する確率を高めることができるでしょう。この記事では、3つのアポ取りの手法について概要や成功のポイントを解説していきます。
アポ取りとは、商談や面会などのアポイントメント（約束）を取り付ける営業ステップのことです。特にBtoBの場合、このアポ取りが営業ステップの最初に来ることも多く、商機を探す重要な工程の一つといえるでしょう。アポ取りをし、商談を行うことで、はじめて自社やサービスの存在を認知、検討してもらえるケースも少なくありません。
またアポ取りは、事前に約束を取り付けることで、飛び込み営業などと比べて相手に負担や迷惑を掛けずに営業活動ができるというメリットがあるほか、アポイントを取ることを目的とするため商談よりも短時間で数多くの相手にアプローチができる、興味を持ってもらった相手に訪問するため商談の確度が高まりやすいなどのメリットもあります。そのためアポ取りスキルは、営業担当としては必ず身に付けておきたいスキルの一つと言っても過言ではないでしょう。
アポ取りには、大きく分けて「電話」「メール」「Web」という3種類の方法があります。それぞれの特徴や強みについて見ていきましょう。
アポ取りの代表的な方法の一つとしてあるのが電話です。テレアポという言葉を聞いたことがある方も多いと思いますが、これは電話でアポ取りをする行為や人を指す言葉です。
企業や個人に対して電話をかけ、そこでの会話を通じて商談の約束を取り付ける、オーソドックスな営業手法といえるでしょう。
電話でのアポ取りの強みは、見込み顧客との会話を発生させることができるため、その場で自社やサービスの特徴を説明したり相手が抱える課題を聞き出せたりなど、商談の役に立つコミュニケーションが取れるという点にあります。
一方で弱点となるのは、相手の電話番号を調べたり一人ひとりに架電する必要があったりなど、アプローチに手間が掛かってしまう点。そのため、こうした電話でのアポ取りを代行するサービスも存在します。
メールを用いたアポ取りも、メジャーな営業手法の一つです。
近年では、電話での問い合わせを受け付けず、メールでのみ受け付けを行っているという企業も少なくありません。また個人の顧客であっても、電話よりもメールでのコミュニケーションが主流と考えている人が多くなっています。
メールの場合、アドレスさえ知っていれば大勢の見込み顧客に一斉にアプローチをすることが可能であり、サービス詳細などの深い内容も一気に伝えきることができるなど、質と量の両方を妥協せずに営業活動ができるという強みがあります。またアポイントメントが取れそうになったときの日程調整の場でも、テキストでやりとりをすることで、日付や時間の勘違いが起きにくくなるというのも利点の一つです。
その一方で、どうしても一方通行のコミュニケーションになりやすく、メール文面の精査をしっかりと行わなければ、興味を持ってもらえるはずだった見込み顧客をみすみす逃してしまう可能性もあります。一人ひとりの見込み顧客に対してオリジナルな文章を作り送るのは効率が良いとは言えず、そのバランスをいかに取っていくかが重要になってくるでしょう。
自社のサイトやアプリといったWebページから、興味を持ってもらった見込み顧客に問い合わせをしてもらい、アポイントメントを獲得するのがWebです。電話やメールとは異なり、見込み顧客の方からアプローチをしてもらうというのが大きな特徴です。
自らアプローチをする必要がなく、さらに問い合わせがあった見込み顧客に対応をしていくため、商談の確度が高いのが大きなメリットです。
一方で、問い合わせがしやすい環境を構築したり魅力的なコンテンツを発信したりなど、問い合わせを増やすための施策が必要。それらを怠ってしまうと、そもそも商談の機会が持てないといった事態に陥ってしまうこともあるでしょう。
アポ取りの3つの手法について見てきましたが、ここからはそれぞれのアポ取りで気をつけるべきポイントについて解説します。まずは電話でのアポ取りから見ていきましょう。
電話でのアポ取りの場合、とにかく営業リストにある電話番号を上から順に掛けていこうといったような、「数打てば当たる」のやり方はおすすめできません。
見込み顧客が異なれば、それぞれが抱える課題も異なり、それによって興味を持ってもらえるポイントも異なってくるものです。だからこそ、電話を掛ける相手のことをしっかりと調べ、抱えていそうな課題や興味を持ってもらえそうなポイントをあらかじめ予想しておき、それに合わせてトークを展開させるようにしましょう。
電話を掛けてきた相手が自社のことをしっかりと調べており、的を射た提案をしてくれそうだと感じてもらえれば、アポ取りの確率やその後の商談成功の確率も高めることができるはずです。
電話でのアポ取りは相手を拘束してしまうため、架電するタイミングも重要です。始業前や昼休み、終業後に架電するのは当然のことながらNGですが、始業直後や終業直前も避けた方が良いでしょう。始業直後は前日残った対応や当日作業の整理などで忙しくしている場合も多く、終業直前も仕事を締めるための作業で忙しくしているケースが一般的です。
架電する場合は、これらの時間を避けた10時～11時頃や、夕方の仕事が落ち着き始める15時～16時あたりを狙ってみると良いでしょう。もちろん、相手によって理想のタイミングは異なるため、見込み顧客の情報を調べる中で、架電のタイミングについてもある程度予測を立てておくのも良いかもしれません。
上でも触れた通り、電話でのアポ取りは相手を拘束してしまいます。そのため、興味関心がない話題を延々と話していては、アポイントを獲得するどころか、会社や営業担当に対する不信感を与えてしまうこともあるでしょう。
架電をするときは、あらかじめトークスクリプトなどを用意しておき、端的に話をするようにしてください。自社やサービスの強みをしっかりとまとめておくことができれば、短い時間でも魅力を伝えきることができるはずです。
メールでアポ取りする際は、どのような点に気をつければよいのでしょうか。メールでアポ取りするときのポイントを解説していきます。
ビジネスでは日々大量のメールをやり取りします。そのため、分かりづらい件名のメールは見落とされてしまう可能性が高まりますし、相手に内容を理解するためのコストを与えてしまうことにもつながります。そのため、アポ取りメールの件名は端的かつ分かりやすい内容にしましょう。
・新規顧客へのメール件名例
弊社サービス「〇〇」ご紹介の面談のお願い（株式会社××）
・既存顧客へのメール件名例
新サービス「〇〇」のご案内について（株式会社××）
メールのアポ取りでは、送信先の見込み確度の高さに応じて短文（500文字程度）、長文（1,000文字程度）を使い分けます。見込み確度の低い相手には、挨拶と簡単な商品・サービス紹介といった短文のメールを送り、見込み確度の高い相手には、商品・サービスの詳細な情報を記載した長文メールを送るというイメージです。
短文メールは文章量が少なく気軽に読めるというメリットがありますが、詳細な情報までは伝えきれないのがデメリットです。一方、長文メールは詳細な情報を伝えられるためアポ獲得につながりやすいですが、文章量が多く最後まで読んでもらえない可能性も否めません。相手に合わせてメールの長さを適切に使い分けることが重要です。
アポ取りメールを送信しても、他のメールに埋もれて見落とされてしまっては意味がありません。必要に応じてメールを送信した後に、電話でフォローの連絡を入れることをおすすめします。
なお、電話ではアポに関するメールを送ったことのみを伝え、電話上でアポ調整を行なわないことがポイントです。メールでのアポ取りは、相手に電話対応という負担を与えないことが大きなメリットです。にもかかわらず電話上でアポ調整をしてしまっては、そのメリットが生かせないばかりか、忙しい人を相手にした場合、不親切と感じられてしまう可能性もあります。不在だった場合も伝言や留守番電話でメッセージを残し、折り返しの電話は必要ない旨を伝えましょう。できる限り相手に負担を与えず、丁寧に対応することを心がけてください。
自社サイトの問い合わせフォームや予約フォーム、SNSなどWeb上でアポ取りする機会も増えてきました。近年、営業スタイルとしてインサイドセールスは主流となっており、Webからのアポ取りにも注力していく必要があるでしょう。
ただし、サイト上に問い合わせフォームを設置するだけではアポ取りできる可能性は低く、積極的に情報発信して顧客からの問い合わせを呼び込む姿勢が重要となります。ここからは、Webからアポ取りするポイントを解説していきます。
まずやるべきことは、見込み顧客との接点づくりです。Webでのアポ取りの最大の特徴は、営業担当が自らアプローチするのではなく、見込み顧客から問い合わせなどでアポイントメントの要望を受けることにあります。基本的には受け身の姿勢となるため、問い合わせを呼び込むためにも、さまざまな施策で見込み顧客と接点を作ることが重要です。
Web上で自社の商品やサービスを認知してもらい、興味を持ってもらうためにも、オウンドメディアやブログ、SNS、動画など多様な媒体での情報発信に努めましょう。その際、直接的に商品やサービスを宣伝するコンテンツだけでなく、見込み顧客が抱える悩みや課題を解決するコンテンツや、業界の基本的な情報を提供する辞書コンテンツなどを織り交ぜたコンテンツマーケティングを展開します。そうすることで、見込み顧客との接点を増やすことができ、「信頼できる情報を提供してくれる会社」と認知されることで信頼関係を醸成することにも期待できます。
コンテンツの発信などで自社に興味を持ってもらった後は、見込み顧客へ適切なタイミングでアプローチしていきます。問い合わせフォームから連絡があった見込み顧客には、速やかにアポイントメントの日程調整を行ないます。また、ウェビナーやセミナーなどを開催したり、ダウンロード用資料を用意したりすることで、見込み顧客の情報を獲得してアプローチします。
事前にある程度の関係が築けている見込み顧客と対話を重ねれば、成約につながる可能性も向上します。他社に出遅れないよう速やかにアポイントメントを獲得して、丁寧に対応することを心がけましょう。
顧客獲得に欠かせないアポ取りの概要や方法について紹介してきました。アポ取りには電話やメール、Webといった手法があり、それぞれに特徴や気をつけるべきポイントがあります。各手法を使い分けて、適切に見込み顧客へアプローチすることで、成約に至る可能性を高められるはずです。今回紹介した内容を参考にアポ取りを行い、アポ獲得率や成約率のアップを目指しましょう。
