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名刺整理の方法は?おすすめ名刺管理アプリ5選と選び方

名刺整理の方法は?おすすめ名刺管理アプリ5選と選び方

名刺整理の目的は、ビジネスを通して得た人脈を適切なシチュエーションで役立てられるようにすることです。しかし、名刺を受け取る機会の多い営業担当者は、整理ができなくて困っている、机の中に名刺は入れっぱなし状態という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、名刺整理を成功させる方法とおすすめ整理ツールアプリ5選を紹介します。名刺整理をどうしたらよいか困っているという方は、ぜひ最後までご覧ください。

目次

1.名刺整理の方法

名刺の整理を怠っていると、名刺交換して知り合った人を思い出すために名刺探しから始めなければなりません。しかし、探すのには当然時間もかかり、名刺が見つけられなければビジネスチャンスの損失につながってしまうこともあります。そのため、普段から名刺整理を行うことはとても重要です。名刺を整理する方法は、アナログ式とデジタル式の2種類あります。

アナログ式

アナログ式の名刺整理は、所有している名刺の数が少ない方におすすめの方法です。たくさんの新規顧客とやり取りをするわけではなく、決まった取引先の担当者の名刺を数枚〜十数枚しか見返さない場合は、アナログ式が効率的でコストもかかりません。アナログ式の名刺管理方法とは、次の3つです。

管理方法特徴
名刺ホルダーで保管ファイル式のものやバインダー式のものなどがあり、自分が使いやすいものを購入することがおすすめです。
名刺ボックスに入れて、仕切りのインデックスでカテゴリー別に管理名刺の枚数が多い人におすすめです。インデックスを用いて50音順に並べたり、業界ごとにカテゴリー分けしたりすると、適切な場面で名刺を取り出しやすくなります。
手帳やノートに名刺を貼ってメモ書きとともに管理手帳やノートで管理する方法は、コストもかからず自分が残したメモとともに管理できるため、より適切な名刺管理ができます。名刺の裏面も見られるように貼り付けることが無難です。

アナログ式のメリットは、低コストで管理でき、名刺の枚数が少なければ、最も効果的かつ効率的な点です。ただし、紛失のリスクがあることや、社内共有しづらい点は、アナログ式の大きなデメリットといえます。

デジタル式

デジタル式の名刺整理は、名刺管理ツールやアプリを利用して管理する方法です。名刺の情報をデータ化するため紛失のリスクが少なく、社内共有もしやすいという利点があります。また、物理的な保管スペースも必要ないため、楽に管理できます。デジタル式の管理方法は、具体的に次の3つです。

管理方法特徴
会社専用の名刺管理ソフトで管理名刺を一元管理でき、必要なときに見つけやすくなります。他部署のメンバーが確認することも可能で、今までよりもアプローチしやすくなります。
エクセルで管理手軽に始められるものの、入力ミスのリスクや元の名刺にあたれない点などに注意が必要です。
スマートフォンの名刺管理アプリで管理名刺を写真撮影することで名刺を読み取り、正確にデータ化してアプリ内で一括管理ができます。無料のものも多くあります。

デジタル式のメリットは、紛失のリスクがなく、社内共有も簡単にできます。また、物理的なスペースが必要ないこともメリットです。ただし、大量の名刺を取り込む際に時間がかかったり、利用するツールによってはコストがかかったりすることがあります。

名刺整理をする本来の目的を考えれば、デジタル式の管理方法が理にかなっており、業務効率アップにもつながるでしょう。しかし、もしデータが破損した場合は、元の名刺を再度読み込まなければなりません。

2. 名刺整理で失敗しないためのポイント

名刺整理をする上で失敗しないためのポイントを、アナログ式とデジタル式それぞれで確認していきましょう。

アナログ式のポイント

アナログ式では、インデックスを活用して検索性を高めることが重要です。何も考えずに名刺をファイルなどに保管してしまいがちですが、必要な名刺をすぐに取り出せるようにカテゴリーごとに並び替えて分類しておく必要があります。

代表的なカテゴリー分けは以下の通りです。

  • 50音順
  • 日付順
  • 業界別

50音順は個人名もしくは会社名のどちらかで並べていく、最もオーソドックスな分類方法です。日付順は、名刺をもらったときのイベント日程と関連性が生まれるため、過去の記憶ともひも付きやすく、実用性の高い分類方法になります。業界別に名刺を分類する方法は、特定の業種へのアプローチが必要な場面で役に立つ並べ方です。

名刺の数が増えてきたらデジタル式の名刺管理を検討しましょう。

デジタル式のポイント

デジタル式では、データを事前にバックアップしておくことと、情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を行うことがポイントです。

デジタル式は名刺そのものの紛失リスクはありませんが、データ自体が消えてしまうリスクはあります。そのため、定期的にバックアップをとってデータ喪失のリスクに備えておくことが重要です。

また名刺管理アプリは手軽に誰でも使えるツールで利用者も多いため、セキュリティ面で注意を払っておく必要があります。手軽さゆえに、万が一アプリを通じて個人情報が流出してしまうと、ビジネスマンとしての危機管理能力が問われてしまうでしょう。デジタル式は利便性が高く使いやすい反面、情報の扱いには細心の注意を払うことがポイントです。

3. 無料の名刺整理アプリおすすめ5選

ここからは無料のおすすめ名刺整理アプリを5つ紹介します。

  • Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)
  • Evernote Scannable(エバーノート スキャナブル)
  • CAMCARD(キャムカード)
  • SANSAN(サンサン)
  • Eight(エイト)

Wantedly People

Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)は、ウォンテッドリー株式会社が提供している名刺管理アプリです。最大の特徴は、1回のカメラ撮影で名刺を10枚まで同時スキャンしてデータ化できる点です。非常にスピーディーに名刺管理ができるため、名刺の枚数が多い人におすすめのアプリです。

また、スキャンした名刺のデータを元に、相手の関連情報をすぐに検索できる機能があり、名刺交換後の話のきっかけや話題作りまでできます。さらに、スマートフォンの連絡先と同期できる機能も無料で利用することができます。

Evernote Scannable

Evernote Scannable(エバーノート スキャナブル)は、Evernoteが提供する名刺管理アプリです。自動+連続スキャン機能が最大の特徴で、スマートフォンに名刺をかざすだけでスキャンしてデータ化します。スキャン枚数に制限はありません。

また、メモアプリEvernoteとの連携機能が付いており、登録した名刺1枚ごとにEvernoteで連絡先ノートが自動作成されます。さらに、名刺以外の書類もスキャンできるため、名刺整理以外の目的でも幅広く活用できます。

CAMCARD

CAMCARD(キャムカード)は、IntsigInformationCorporationが提供している名刺管理アプリで、17ヶ国語に対応しているため海外利用でも活用できるのが最大の特徴です。名刺の読み取りはカメラ撮影によって行い、スピーディーにデータ化されます。

また、名刺管理アプリによくあるSNS機能がなく、必要最小限の機能だけを備えているため、シンプルで直感的な操作が可能です。

Sansan

Sansan(サンサン)は、法人向けの名刺管理アプリです。導入実績は7,000社以上と多くの企業で活用されており、トライアル期間(1ヶ月間)のみ無料で利用することができます。名刺だけでなく社内の連絡先も同期ができるため、すべての連絡先を一元管理できます。さらに、高度なセキュリティシステムを搭載しているため、情報漏洩の心配もありません。

そのほか、AI機能によって次に会うべき人物を提案してくれる機能が付いており、名刺整理だけにとどまらず営業戦略にも役立つツールとして活用できます。

Eight

Eight(エイト)は、Sansan株式会社が提供している名刺管理アプリです。名刺を写真撮影するだけで、正確に自動的に名刺情報を読み取ってデータ化してくれるため、自分で情報を打ち込む手間がかからずスピーディーに管理できます。名刺のデータを保存できる枚数や容量、期間などは無制限です。

さらに、相手もEightを使っている場合は、昇進・異動などの近況情報が更新されて通知が届く機能や、相手とメッセージのやり取りができる機能などが備わっており、利便性の高さが魅力です。他にも、オンライン名刺交換ができる機能やネットワークの暗号化によるセキュリティ面の安定性など、総合的に見ておすすめの名刺整理アプリといえます。

また、転職情報やビジネスマンなら知っておきたい情報もアプリ内で配信されているため、名刺整理以外の目的にも幅広く活用できます。

Sansanとの違いは、料金や導入規模などです。Eightは30人未満での導入を推奨しており、SANSANは数万人の企業でも利用可能です。料金についても、初期費用の有無やアカウント料も異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

4. 名刺整理のツール選びで確認すべきポイント

名刺整理に活用できるツールは多くありますが、自社にマッチしたものを選定できなければ、導入しても大きな意味を持ちません。ここでは、名刺整理のツール選びで確認しておきたい4つのポイント紹介します。

  • 登録可能な名刺の枚数がどのくらいか
  • 名刺のデータ化がスムーズにできるか
  • PCや既存のシステムと連携可能か
  • アプリの操作性が悪くないか

登録可能な名刺の枚数がどのくらいか

ツール選びでは、登録可能な名刺の枚数を必ず確認しておきましょう。名刺の枚数が増えてきて、せっかくアナログ式からデジタル式に移行したにもかかわらず、導入したツールに登録枚数制限があると利便性に欠けます。無料で登録枚数無制限のツールも多数あるため、確認して自分に合ったツールを選ぶことが重要です。

名刺のデータ化がスムーズにできるか

大量の名刺を持っている場合、デジタル式の管理ツールを導入してもデータ化に時間をとられます。そのため、データ化がスムーズにできる名刺管理ツールを選ぶことが重要です。

使ってみないと分からない側面もあるため、さまざまな無料トライアルを活用して最も使いやすい管理ツールを選ぶようにしましょう。

PCや既存のシステムと連携可能か

社内での共有や情報の一元管理を重要視する場合、名刺管理ツールがPCや既存のシステムと連携可能かどうかも事前に確かめておきたいポイントです。自分だけでなく、社内のすべての人が適切なシチュエーションで必要な人に連絡ができる環境が実現すれば、ビジネスチャンスを逃すことなく営業戦略を立てていくこともできるでしょう。

アプリの操作性が悪くないか

名刺管理アプリは今後も長く使うツールの1つであるため、アプリの操作性が悪くないか確かめておくことは重要です。もっと早くからこっちのアプリを使っておけば良かったと後悔しないために、さまざまなアプリを一度試してみましょう。自分に最も合っているアプリを選ぶために、先述した5つの名刺管理アプリを参考にしてください。

5. まとめ

本記事では、名刺整理の方法と名刺整理をうまく行うコツ、そしておすすめの無料名刺整理アプリ5選を紹介しました。ビジネスを通して得た人脈を適切なシチュエーションで役立てられるようにするという名刺整理の目的をしっかりと果たすことで、ビジネスチャンスを引き寄せられます。


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BeMARKE編集部
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