基本ノウハウ
RFP（Request for Proposal：提案依頼書）とは、システム開発を依頼する発注者が、開発会社に対して要望や条件などを伝え、より良い提案をもらうことを目的とした書面です。本記事では、RFPの基本的な項目を紹介した上で、メリットやデメリット、実際に盛り込むべき内容、作成時のポイントなどについて解説していきます。
RFPは、提案依頼書と呼ばれ、システム構築やリプレイスの際に開発会社、ベンダー企業に提出する書類です、まずは、RFPの基礎的な知識を紹介します。
RFP（Request for Proposal）は、発注者がベンダー企業や開発会社に対して、「こんな提案をして欲しい」と依頼するための書類であり、「提案依頼書」とも呼ばれます。システムを通して解決したい課題や、盛り込みたい機能、期限や予算といった条件などが記載されています。
RFPがあれば、自社の要望や条件を、開発会社に対して、間違いなく伝えられます。RFPを用意しない場合、自社の要望が正しく理解されにくく、開発会社からの提案が質の低いものになったり、認識の齟齬を抱えたまま開発が進んだりするおそれがあります。
また、依頼する開発会社を選定する際にも、RFPを活用できます。候補となる複数の開発会社に、同じRFPを提出することで、返ってきたそれぞれの提案を同じ条件で比較できるため、自社のニーズに合った提案を正確に選び取ることが可能です。
新しいシステムを導入する際には、次に挙げる5段階のプロセスを踏みます。
1.プロジェクトの位置づけを確認する
2.RFPを作成する
3.開発会社を決定し、依頼する
4.システム開発
5.本稼働
上記の通り、RFPの作成に着手するタイミングは、開発を依頼するシステムが自社にとってどのような位置づけになるのか、導入することでどのような影響があるのかを確認した後になります。また、システムを稼働させる予定日が決まっている場合は、そこから逆算し、RFP作成や、開発そのもののスケジュールを組んでいきましょう。
RFPを作成する以下のメリットとデメリットについて解説します。
・【メリット】明文化することでトラブル防止になる
・【メリット】自社の現状や課題を可視化できる
・【デメリット】RFPの作成そのものに工数がかかる
RFPを作成・提出することで、開発会社との間に起きるトラブルの防止にも繋がります。長期間にわたり、大勢の人が関わるシステム開発では、システムの仕様や納期、料金など、さまざまな分野で認識の齟齬が発生しがちです。この時、発注者と開発会社との間で、過去にどのようなやり取りがあったのかが記録されていないと、「言った、言わない」で揉めることになりかねません。RFPを提出しておけば、自社の要望や条件について、明文化した上で開発会社に伝えたという事実が残るため、トラブルの深刻化を防げます。
RFPを作成することで、自社の現状や課題を洗い出し、可視化できます。RFPを作成する際には、経営層からシステムを実際に利用する現場の社員まで、社内におけるさまざまな層から意見収集をおこない、解決すべき課題を洗い出していきます。この過程で、思いもよらなかった課題が見つかることもあるでしょう。RFPの作成は、自社の点検を行える機会としてとらえることもできます。
RFPを作成するデメリットを敢えて挙げるのなら、それ自体に少なくない時間と手間がかかることでしょう。しかし、RFPを作成せずにシステムの開発を依頼してしまうと、自社の課題や要望が開発会社に正しく伝わらないおそれがあります。認識の違いを埋めるため、結果的により多くの手間と時間を費やすことになるでしょう。最悪の場合、自社の課題から大きくずれたまま開発が進み、システムそのものが無駄になりかねません。RFPの作成は、一見すると遠回りに見えるかもしれませんが、自社のニーズに合ったシステムを開発してもらうためには、欠かすことのできない工程です。
RFPに盛り込む内容には、以下のようなものがあります。
| RFPに盛り込む内容 | 詳細 |
|---|---|
| 概要 | プロジェクト全体の概要や、自社の情報について記載する |
| 背景 | プロジェクトに到るまでの背景を説明する |
| ゴール | プロジェクトを通して達成すべきゴールを明記する |
| 範囲 | 開発会社に対応してもらいたい範囲を明記する |
| 機能要件 | 盛り込んで欲しい機能について記載する。また不要なもの（非機能要件）についても記載 |
| 予算・スケジュール | おおよその予算・スケジュールといった条件を記載する |
なお、上記はあくまでも一般的なRFPの構成要素に過ぎません。自社の状況や課題によっても、盛り込むべき内容は異なります。上記以外にも開発会社に知らせておきたい情報がある場合は、記載してください。
ここでは、RFPを作成するときに注意したいポイントとして、次の2点を紹介します。
・さまざまな人からの意見を集める
・最初から完璧なものはできない
RFPを作成する際には、社内の幅広い層から話を聞き、意見を集めましょう。新システムの導入は、現在利用しているシステムや、連携予定のシステムにも影響をおよぼすため、話を聞くべき対象も多岐にわたります。経営層、管理職だけではなく、実際にシステムを利用する現場の声にも耳を傾けることで、解決すべき課題を正確に掘り起こせます。
RFPの担当者は、はじめから抜け漏れのないものを作る必要はありません。RFPは、新システムの導入にかかわる、幅広い層の意見を吸い上げながら作るものだからです。最初の段階で記載できない項目があっても、社内の声を集めるうちに、書くべき内容が明らかになってくるでしょう。最初の段階で良いものが書けたと思っても、社内の声を集めていけば、その過程で修正すべきポイントがいくつか見つかるはずです。
社内の意見に耳を傾けても、完璧なRFPを作ることは非常に困難です。そもそも、RFP完璧である必要はありません。なぜならRFPの目的は、あくまでも開発会社から良い提案をしてもらうことだからです。自社の意見を集めて、それでもなお埋められないポイントに対して、収まりの良い提案をしてくれる開発会社を選べば、RFPの目的は達成されたといえるでしょう。
RFPの基礎知識や、メリット・デメリット、作成時のポイントなどについて解説しました。
自社の希望や要望を正確に伝えられるRFPは、その作成自体に工数がかかるものの、いちど作成してしまえば認識の齟齬をあとから埋める手間が発生しにくく、トラブルの防止にもなるため、トータルで見れば開発全体を円滑にしてくれる存在です。
ぜひRFPを通して、開発会社からのより良い提案を獲得してください。
